L'applicativo è stato progettato per risolvere alcune problematiche specifiche per quelle farmacie, facenti parte del settore pubblico o privato, che non hanno un punto vendita aperto al pubblico ma hanno necessita di :

  • monitorare i consumi
  • gestire le scorte
  • gestire lotti e scadenze
  • tracciare i prodotti erogati
  • analizzare i consumi per centro di costo
  • controllare e razionalizzare la spesa farmaceutica

In particolare, per il settore pubblico, sono gestiti:

  • gli anagrafici dei presidi ospedalieri e delle ASL e le rispettive strutture di riferimento (Centri di Costo e CDC)
  • i capitolati di spesa e le delibere
  • gli ordini di acquisto vincolati a capitolati e delibere

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 Caratteristiche Generali

Le funzionalità del programma permettono alla farmacia di gestire in modo efficiente la distribuzione dei prodotti ai propri centri di costo (reparti) e a quest'ultimi di erogarli in maniera efficiente e controllata; grazie al logging dettagliato delle operazioni di carico e scarico è possibile inoltre ottenere informazioni statistiche dettagliate sulla spesa effettuata e sul consumo dei prodotti farmaceutici/parafarmaceutici.

L'applicativo supporta la farmacia non solo nelle attività di carico e scarico dei prodotti, farmaci piuttosto che parafarmaci e materiali di consumo, ma consente, con la medesima interfaccia, l'integrazione con qualsiasi reparto si voglia informatizzare; nonostate farmacia e reparto abbiano peculiarità e necessità differenti, la sola configurazione dell'applicativo permetterà di attivare o disattivare alcune funzionalità specifiche per ciascuno dei due ambienti.

Ogni ambiente quindi potrà essere informatizzato e gestire le proprie informazioni, le proprie scorte, controllare i consumi e procedere alle richieste di approvvigionamento in modo autonomo e con modalità diverse a secondo che si tratti di farmacia o reparto; mentre la prima, infatti, potrà, ad esempio, effettuare gli ordini alle ditte produttrici, al grossita o a mezzo rappresentante, il reparto avrà come unico "fornitore" la propria farmacia; mentre questa registrerà il consumo verso il reparto, il reparto registrerà il consumo verso il proprio paziente, specifico se avrà necessità di emettere fattura, altrimenti generico; la farmacia gestirà le proprie giacenze per confezione, il reparto per unità posologica.

Anche il colloquio tra farmacia e reparto viene realizzato in modalità informatica. Il reparto può emettere, con regolarità o in maniera estemporanea, ordini di approvvigionamento alla farmacia facendo uso delle caratteristiche proprie del programma; può effettuare un ordine di approvvigionamento basandosi sulle scorte, sul consumo, sulle statistiche o in modalità libera alla farmacia; l'ordine può essere inoltrato elettronicamente alla farmacia, ovviamente in presenza di una connessione attiva (Lan, WiFi), oppure inoltrato in modo cartaceo, tramite supporto magnetico (chiavette USB) o in modalità fax.

La farmacia dal canto suo, ricevuto l'ordine di approvvigionamento, emetterà il DDT per il reintegro al reparto e, se disponibile un collegamento elettronico, provvederà a rendere immediatamente disponibili i prodotti. Con regolarità o in modo estemporaneo anche la farmacia potrà generare un ordine per il reintegro delle proprie scorte trasmettendolo al proprio fornitore (ditta, grossista, rappresentante, farmacia, altro magazzino) in modalità elettronica (trasmissione via internet, email) o tramite fax/telefono; ovviamente anche la farmacia, in modo analogo al reparto, potrà effettuare l'ordine di acquisto basandosi di volta in volta e a seconda delle necessità sui propri consumi (i trasferimenti a reparto), in base alle scorte definite, utilizzando un calcolo statistico, clonando un ordine già trasmesso o effettuandolo in modalità libera.

 

Caratteristiche Tecniche

Indispensabili per l'installazione un personal computer di ultima generazione (i sistemi operativi precedenti a Windows XP SP3 non sono supportati) per ogni farmacia/reparto ed almeno una stampante laser o inkjet; se oltre alla farmacia sono gestiti i reparti è auspicabile la presenza di una rete cablata (LAN) o una rete wireless per le comunicazioni tra gli ambienti e verso l'esterno (aggiornamento di informazioni professionali, aggiornamento di programma, servizi di teleassistenza, trasmissione degli ordini).

L'interfaccia grafica è la stessa per la farmacia e i reparti gestiti; l'attività di configurazione iniziale di ciascuna postazione abiliterà o meno alcune funzionalità del programma.

Dal punto di vista tecnico il software è sviluppato in ambiente Microsoft, funziona su piattaforma Windows client/server ed è interfacciabile con i più comuni databases; viene comunemente collegato ad un database MySql.

Gestione della riservatezza

Molto avanzata e dettagliata è la gestione delle autorizzazioni utente. E' possibile definire fin nel dettaglio delle singole funzioni di menù le autorizzazioni di accesso per ciascun utente codificato.

Gestione Multimagazzino

Sia la farmacia che il reparto hanno la possibilità di gestire fino a 99 magazzini; ad ogni prodotto di ciascun magazzino gestito sono associati i lotti e le relative scadenze. Questo consentirà di mantenere la tracciabilità dei prodotti erogati dall'ingresso in farmacia fino all'erogazione  al paziente. Sia la farmacia che i reparti possono procedere, autonomamente tra loro, all'esecuzione di inventari periodici.

Gestione informazioni professionali sui prodotti

Il programma è interfacciato con la bancadati Federfarma che permette con frequenza quotidiana di aggiornare le informazioni professionali su tutti i prodotti trattati; in particolare è possibile conoscere nuove immissioni in commercio, variazioni di prezzo, variazioni di concedibilità, revoche di prodotti, invendibilità e ritiro di lotti, rendibilità AssInde, interazioni tra farmaci, fogli illustrativi e molto altro ancora.

Gestione caratteristiche particolari dei prodotti

Oltre a gestire tutti i prodotti forniti dalla bancadati Federfarma è possibile gestire prodotti o servizi propri. Accanto alle informazioni fornite dalla bancadati Federfarma ad ogni prodotto è possibile, ed in qualche caso necessario, associare altre fondamentali informazioni di carattere gestionale come per esempio:

  • la scorta minima e massima
  • il costo base
  • l'ubicazione
  • il fornitore preferenziale per il riordino
  • i listini di acquisto e le campagne
  • il prezzo di erogazione

Per ciascun prodotto è poi possibile avere informazioni dettagliate su:

  • movimentazione dei prodotti (carico, scarico, rettifiche di giacenza ...)
  • storico dei consumi
  • storico degli acquisti

Gestione di lotti e scadenze

Il programma consente di gestire per ogni prodotto trattato lotti e relative scadenze; in sostanza questo significa che per ogni movimento in ingresso (acquisto o approvvigionamento di reparto) ed in uscita (trasferimento a reparto o consumo) a ciascun prodotto sarà sempre associato un lotto ed una scadenza.

Movimentazione

Il programma effettua un logging dettagliato di tutte le operazioni gestionali:

  • carico prodotti
  • scarico prodotti
  • inventari
  • rettifiche di giacenze
  • resi

Queste informazioni sono consultabili dal libro giornale.

Gestione degli ordini e deli approvvigionamenti

Peculiarità della farmacia è l'ordine al fornitore, peculiarità del reparto è la richiesta di approvigionamento alla farmacia. Detto questo, si può affermare tranquillamente che, a parte il destinatario finale, entrambi gli enti possono disporre di una eccellente ed avanzata gestione che permette loro di produrre richieste in maniera elettronica o cartacea con diverse modalità ed in modo indipendente tra loro; può essere preparato in base ai consumi, sulla base di scorte prefefinite o dinamiche, su base statistica, basandosi su un precedente ordine o in modalità completamente libera.

Una volta che la merce è disponibile, è possibile precedere al carico, selezionando l'ordine dall'elenco inevasi e procedendo alla spunta manuale o con lettore ottico, con possibilità di evadere completamente l'ordine o solo parzialmente; è inoltre possibile procedere, laddove disponibili, a scaricare documenti elettronici del fornitore (DDT o fatture) ed a controllare le condizioni di acquisto applicate.

Gestione dettagliata della spesa

Il programma offre la possibilità di ottenere diverse visualizzazioni o stampe anche molto dettagliate, con valori numerici tabellari e/o con grafici, per monitorare la spesa farmaceutica inerente i prodotti dispensati dalla farmacia all'interno della propria struttura. Ogni spesa è associabile ad una struttura gerarchica cosi strutturata: 

  • Classe (voce di spesa)
  • Capitolo di spesa
  • Delibera di spesa
  • Ordine di prodotti

Web oriented

La caratteristica è giustificata dalla possibilità del programma di autoaggiornarsi via web, di aggiornare le informazioni professionali della bancadati, di utilizzare lo stesso programma come browser internet senza uscirne.

Altre funzionalità

  • Backup totali o parziali automatizzabili
  • Possibilità di creare immagini "alla data" della situazione del magazzino ed utilizzarle per analisi e controlli
  • Gestione listini di vendita e di acquisto
  • Modulo di trasmissione ordine a grossista
  • Possibilità di creare interrogazioni personalizzate (per utenti esperti)